CASOS DE ÉXITO
Transformación digital en salud domiciliaria
De solicitudes sin control a cumplimiento con EPS garantizado.
Una empresa de oxigenoterapia domiciliaria recuperó el control de sus procesos clínico-administrativos con Intelliflow: lectura automática de autorizaciones, integración directa con CRM clínico, auditoría proactiva y cero solicitudes sin seguimiento. Registro de pacientes de 45 minutos a 10 minutos, rechazos por errores eliminados, y contratos con EPS renovados y ampliados.
El Desafío
Empresa prestadora de servicios de oxigenoterapia y equipos médicos domiciliarios enfrentaba un problema crítico: la pérdida de control de sus procesos operativos estaba poniendo en riesgo la calidad del servicio y el cumplimiento con las EPS.
Gestionar pacientes nuevos implicaba coordinar autorizaciones médicas, llamadas de contacto, confirmación de datos, logística de entrega de equipos y reporte de novedades a las EPS — todo en paralelo, con múltiples responsables y sin visibilidad centralizada. Los errores en la información enviada al CRM clínico, los tiempos de respuesta excedidos y la imposibilidad de auditar el proceso generaban rechazos, reprocesos y riesgo de incumplimiento contractual con las aseguradoras.
Necesitaban digitalizar y controlar cada etapa del proceso clínico-administrativo sin comprometer la atención al paciente.
Los síntomas del colapso:
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Solicitudes de pacientes sin seguimiento claro ni responsable definido
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Autorizaciones de EPS gestionadas manualmente sin trazabilidad
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Novedades reportadas tarde o con información incompleta
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Imposibilidad de medir tiempos de gestión por etapa
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Auditorías internas que encontraban errores sin poder corregirlos sistemáticamente
LA SOLUCIÓN:
Intelligentia + Intelliflow
Intelligentia aceptó el desafío e implementó Intelliflow bajo un modelo único:
SaaS entre 1-2 SMMLV/mes
Ajustes y mejoras continuas sin costo adicional
Entendimiento profundo antes de configurar
Lo que se implementó:
Gestión de entregas iniciales:
Registro de solicitudes de pacientes nuevos • Carga automática de autorizaciones con lectura inteligente de datos • Validación contra CRM (paciente existente, equipos activos, estado) • Listas de trabajo para call center con tiempos de gestión visibles
Gestión clínica del paciente:
Llamadas de contacto con registro de resultado (exitosa/fallida) • Confirmación de datos del paciente, solicitante y persona a cargo • Dirección de entrega de equipos • Envío automático al CRM clínico con integración directa
Control de novedades:
Generación de novedades internas y hacia EPS • Envío automático de correos de notificación con asunto y cuerpo configurables • Trazabilidad de cada novedad por paciente
Reportería completa:
Reporte de tiempos por etapa • Reporte de novedades • Reporte de call center • Rendimiento y productividad • Correos masivos • Validación de órdenes médicas
Dashboard y visibilidad operativa:
Visualización en tiempo real de casos por proceso y etapa • Vista por estados con porcentaje, cantidad y prioridad • Histórico completo de cada caso en todas sus etapas • Link directo al expediente del paciente en CRM
Auditoría y control de calidad:
Auditoría de solicitudes con registro de errores y especificaciones • Lista de trabajo de solicitudes pendientes de auditoría • Reactivación de solicitudes rechazadas • Parametrizador de franjas horarias
Múltiples procesos configurados:
Entregas iniciales • Pacientes perdidos y recuperación de equipos • Requerimientos de software • Paciente único • Recogida total • Seguimiento adaptación SAHOS • Lectura de tarjeta
Resultados
Los Resultados en 6 Meses
La tecnología que antes solo estaba al alcance de grandes empresas, hoy puede adaptarse a su realidad, su tamaño y su presupuesto.
Tiempos reducidos drásticamente:
- Registro y validación de paciente nuevo: de 45 min → 10 minutos (78% menos)
- Carga de autorización EPS: de manual → automática con lectura inteligente
- Reporte de novedades a EPS: de 24-48 horas → inmediato (envío automático)
- Auditoría de solicitudes: de reactiva → proactiva con alertas en tiempo real
Operación optimizada:
- 100% de solicitudes con responsable asignado y tiempo de gestión visible
- 0 solicitudes sin seguimiento (lista de trabajo con alertas de vencimiento)
- Trazabilidad completa de cada paciente desde solicitud hasta entrega
- Integración directa con CRM clínico eliminando doble digitación
Control operativo:
- Reducción significativa de rechazos por errores en información enviada a EPS
- Auditoría interna sistemática que detecta y corrige errores antes de escalar
- Histórico completo de gestión por paciente disponible en segundos
- Cumplimiento de franjas horarias con parametrización automática
El momento de verdad:
En la siguiente auditoría de calidad con las EPS contratantes, la empresa pudo demostrar trazabilidad completa de cada autorización, tiempos de gestión por etapa y cero solicitudes sin seguimiento. El resultado: renovación y ampliación de contratos con aseguradoras clave.
¿Por qué escogernos?
Por qué Intelligentia fue fundamental
- El modelo correcto – SaaS con ingeniería incluida permitió ajustar flujos clínicos mes a mes, adaptando el sistema a la realidad operativa de cada proceso.
- Entendimiento del sector – Intelligentia comprendió la complejidad del proceso: autorizaciones de EPS, protocolos clínicos, integración con CRM, auditorías regulatorias. Configuró el sistema para esa realidad, no para un proceso genérico.
- Implementación sin afectar pacientes – Trabajo paralelo durante la implementación. Cuando el sistema entró en producción, los equipos ya lo dominaban.
- Compromiso demostrado – Mes a mes, ajustando formularios, optimizando integraciones con el CRM, creando nuevos reportes según necesidades reales del equipo clínico y administrativo.
¿Su empresa de salud domiciliaria enfrenta desafíos similares?
Transformamos la gestión logística sin parar la operación.
- Modelo SaaS accesible (1-2 SMMLV/mes)
- Ingeniería incluida para evolución continua
- Sin inversión inicial
- Integración con CRM clínico
- Trazabilidad y auditoría en tiempo real
- Cumplimiento normativo con EPS
Entendemos primero. Configuramos después. Acompañamos siempre.