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Fecha de entrada en vigencia: [01/01/2026]
Versión: 1.0

1. INTRODUCCIÓN

En INTELLIGENTIA CONSULTORES SAS (en adelante, «INTELLIGENTIA» o «la Compañía«), actuando con responsabilidad y en cumplimiento de la normativa legal vigente en Colombia, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, nos comprometemos a garantizar el derecho fundamental de hábeas data de todos nuestros grupos de interés.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, «la Política«) establece las directrices bajo las cuales INTELLIGENTIA recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime los datos personales de los cuales es Responsable. Nuestro objetivo es ser transparentes sobre el manejo de la información, garantizando en todo momento la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos .

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Dando cumplimiento al principio de transparencia y acceso restringido, se informa que el Responsable del Tratamiento de los datos personales es la siguiente sociedad :

 

    • Razón Social: INTELLIGENTIA CONSULTORES SAS

    • NIT: [900.968.701-4]

    • Domicilio principal: Bogotá D.C., Colombia

    • Dirección física: Carrera 22 168-40, Bogotá D.C.

    • Correo electrónico para notificaciones judiciales y consultas de datos personales: [info@intelligentia.net]

 

3. DEFINICIONES

Para la correcta interpretación de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, de conformidad con el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015 :

 

    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

    • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

    • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

    • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

    • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Por ejemplo, el estado civil, la profesión y la calidad de comerciante o servidor público .

    • Dato Sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluyen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos .

    • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

    • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso, INTELLIGENTIA CONSULTORES SAS.

    • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

    • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

    • Transferencia: Envío de datos personales a un Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.

    • Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del país, por cuenta del Responsable.

 

4. PRINCIPIOS RECTORES

El Tratamiento de datos personales en INTELLIGENTIA se regirá por los siguientes principios, los cuales son de obligatorio cumplimiento :

 

    1. Principio de Legalidad: El Tratamiento se sujeta a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la desarrollen.

    1. Principio de Finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular.

    1. Principio de Libertad: El Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

    1. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

    1. Principio de Transparencia: Se garantiza al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento, información sobre el Tratamiento de sus datos.

    1. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento solo se realiza por personas autorizadas por el Titular o por la ley.

    1. Principio de Seguridad: Se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros y evitar su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.

    1. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.

 

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

INTELLIGENTIA CONSULTORES SAS, en desarrollo de su objeto social, especialmente el desarrollo de sistemas informáticos a medida y soluciones de software como Intelliflow, tratará los datos personales para las siguientes finalidades :

5.1. Finalidades Generales:

 

    • Gestionar la relación comercial y contractual con clientes y proveedores.

    • Atender solicitudes, quejas, reclamos y consultas relacionadas con nuestros productos y servicios.

    • Facturar y procesar pagos por los servicios contratados.

    • Realizar encuestas de satisfacción y mejoras en la calidad del servicio.

    • Cumplir con obligaciones legales y regulatorias ante entidades como la Superintendencia de Industria y Comercio y la DIAN.

    • Contactar a los Titulares vía correo electrónico, teléfono o cualquier otro medio, para el envío de información comercial, publicitaria o promocional sobre nuestros productos y servicios (por ejemplo, actualizaciones de Intelliflow, webinars o nuevos desarrollos), siempre que se haya obtenido la autorización correspondiente.

5.2. Finalidades Específicas para Clientes y Usuarios de Intelliflow:

 

    • Proveer, administrar y operar el software, garantizando su funcionalidad.

    • Personalizar la plataforma de acuerdo con las necesidades del cliente.

    • Realizar actividades de soporte técnico, mantenimiento y resolución de incidencias.

    • Gestionar la seguridad de la plataforma y prevenir usos fraudulentos o no autorizados.

5.3. Finalidades para Aspirantes y Empleados:

 

    • Gestionar procesos de selección de personal.

    • Administrar la relación laboral, incluyendo nómina, seguridad social y bienestar.

    • Realizar evaluaciones de desempeño.

    • Cumplir con obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.

 

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

En INTELLIGENTIA solo se realizará el Tratamiento de datos sensibles (como datos biométricos, de salud o ideología política) cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de una obligación legal (ej. exámenes médicos ocupacionales) o cuando el Titular haya otorgado su autorización explícita para una finalidad específica .

En estos casos, se informará claramente al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento, y ninguna actividad se condicionará a la entrega de este tipo de datos . El acceso a estos datos estará altamente restringido.

El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará cumpliendo con el interés superior del menor, respetando sus derechos fundamentales y con la autorización previa de su representante legal .

 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos :

 

    1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

    1. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

    1. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.

    1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

    1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

8. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización mediante un escrito dirigido al Responsable del Tratamiento, enviado al correo electrónico [info@intelligentia.net] o a la dirección física Carrera 22 168-40, Bogotá D.C.

La solicitud deberá contener la siguiente información :

 

    • Nombre e identificación del Titular.

    • Descripción de los hechos que dan lugar a su solicitud.

    • Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.

    • Documentos que acrediten la identidad o la representación legal, si actúa a nombre de otro.

Términos de respuesta: La solicitud será resuelta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderla en dicho plazo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

INTELLIGENTIA adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento . Como empresa de tecnología y desarrollo de software, nos comprometemos a implementar y mantener controles de seguridad robustos en nuestras plataformas (incluyendo Intelliflow) y en los sistemas que administran datos personales, tales como:

 

    • Controles de acceso basados en roles.

    • Encriptación de datos en tránsito y en reposo.

    • Monitoreo de accesos y registros de actividad.

    • Capacitación constante a nuestro personal sobre confidencialidad y manejo seguro de la información .

 

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

INTELLIGENTIA podrá realizar transmisiones de datos personales a Encargados ubicados dentro o fuera de Colombia para la prestación de servicios de soporte, hosting o almacenamiento en la nube. Estos Encargados estarán obligados, mediante contrato, a cumplir con las finalidades autorizadas y a implementar medidas de seguridad adecuadas .

En caso de requerirse una transferencia internacional de datos a otro Responsable, esta solo se realizará si el país receptor ofrece niveles de protección de datos adecuados o si se cuenta con la autorización expresa e inequívoca del Titular .

 

11. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del [01/01/2026] . Las bases de datos en las que se aplique esta Política tendrán un período de vigencia atado a la duración de la relación contractual o comercial con el Titular y, una vez finalizada esta, al término legal aplicable para el cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, obligaciones fiscales y contables que, según la ley, pueden ser de 10 años) .

Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente a los Titulares a través de nuestro sitio web [https://www.intelligentia.net/] o por correo electrónico, antes de su implementación, para que puedan conocerla, consultarla y, si es necesario, otorgar una nueva autorización .